Новорічні подарунки дітям працівників: правила надання та оподаткування

Вже незабаром розпочнуться свята та чи не кожен роботодавець (відповідно до своїх можливостей) буде купляти та роздавати новорічні подарунки дітям своїх працівників. У статті подано інформацію про те, як документально це оформити та які податкові наслідки будуть виникати.

Документальне оформлення

План дій (або алгоритм) роботодавця в такому випадку досить простий:

1. Керівник підприємства видає наказ про здійснення закупівлі і видачі новорічних подарунків дітям працівників, в якому прописуються усі необхідні вимоги і критерії.
2. Відділ кадрів складає перелік працівників, що мають дітей, яким будуть видаватися подарунки. Такий перелік формується на підставі копій свідоцтв про народження дітей, які зберігаються у відділі кадрів. Зазвичай подарунки видають неповнолітнім дітям (згідно зі ст. 6 СКУ, це діти віком до 18 років). Проте підприємство має право самостійно вводити обмеження щодо віку дітей, яким будуть видаватися подарунки. Оскільки такі подарунки є жестом доброї волі з боку роботодавців, а не їхнім обов’язком. Навіть якщо про надання подарунків роботодавець та працівники домовились у колективному чи в трудовому договорі, кожна зі сторін має право встановити умови такого надання.
3. На підставі переліку і даних про вартість подарунків складається затверджений керівником кошторис на закупівлю подарунків. При цьому одразу слід врахувати, що у 2018 році не оподатковується ПДФО та військовим збором подарунок у негрошовій формі вартістю до 930,75 грн (пп. 165.1.39 ПКУ, пп. 1.7 п. 16-1 підр. 10 розділу ХХ).
4. Придбання подарунків оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються: – безготівково з рахунку підприємства – факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку; - за готівку довіреною особою – така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про відповідні витрати (касовий чек, квитанція тощо). Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, касового або товарного чеку, квитанції тощо. Але у зв’язку з думкою ДФС щодо наявності доходу у разі відшкодування витрачених кошів працівником для виробничих потреб краще або укласти з ним договір доручення, або надавати йому підзвітні кошти авансом.
5. Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. На підставі оформленого переліку із підписами працівників, які отримали подарунки, як правило, складається ще й акт на списання таких подарунків. Обидва ці документи можуть бути складені роботодавцем у власнорозробленій формі, за умов наявності в них обов’язкових реквізитів за ст. 9 Закону №996.

Відображення в обліку

В бухгалтерського обліку придбані подарунки слід відображати на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали». Якщо йдеться про новорічні подарунки в їх класичному розумінні (не дуже дорогий набір солодощів та іноді іграшка), то вони придбаватимуться без ПДВ (чому – розглянемо нижче). Отже, оприбуткування таких подарунків відображатиметься проведенням Дт 28 (209) Кт 631.

І лише якщо придбання подарунків здійснювалося підзвітною особою, то до цього проведення треба буде додати ще й кореспонденцію з субрахунком 372: тобто Дт 372 Кт 631 та Дт 28 (209) Кт 372 – на підставі авансового звіту та підтвердних документів.

Роздача дитячих подарунків на підставі відомості та акту відобразиться в бухгалтерському обліку проведенням Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 28 (209). При цьому будуть нараховані податкові зобов’язання з ПДВ: Дт 949 Кт 641/ПДВ.

Можливе при цьому і виникнення сум ПДФО та ВЗ, які треба буде утримати з інших доходів працівників, зокрема, зарплати: Дт 661 Кт 641/ПДФО, 642/ВЗ. Але цей момент розглянемо окремо.

Оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ

Як уже зазначалося раніше, вартість подарунку дітям працівників у розмірі 930,75 грн не оподатковується ПДФО та військовим збором. Якщо подарунок коштує більше, то за останніми роз’ясненнями ДФС всю суму подарунку доведеться оподатковувати ПДФО та військовим збором (підкатегорія 103.02 ресурсу «ЗІР»).

При цьому базою оподаткування ПДФО буде вартість подарунка, збільшена на відповідний натуральний коефіцієнт (у 2018 році – 1,2195) за правилами оподаткування додаткового блага відповідно до п. 164.5 ПКУ. З метою утримання військового збору такої бази визначати не потрібно. Військовий збір буде утримуватися з вартості подарунку без застосування натурального коефіцієнту.

ЄСВ не обчислюється із вартості розданих подарунків, оскільки такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свята – Нового року. Це встановлено п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ № 1170.

Для заповнення форми №1ДФ використовуються такі ознаки доходу:

«160» – для відображення неоподатковуваної частини подарунку;

«126» – для оподатковуваної вартості подарунку.

Приклад 1. ТОВ «А» закупило для дарування дітям працівників святкові подарунки вартістю 1200 грн. Основна зарплата працівника за грудень 2018 року – 5000,00 грн.

Оскільки вартість подарунку більша за 930,75 грн, то вся вона буде оподатковуватися ПДФО та ВЗ. При цьому для ПДФО база оподаткування визначатиметься за допомогою «натурального» коефіцієнту.

ПДФО зі суми зарплати та вартості подарунку: (1200,00 грн х 1,21951 + 5000,00 грн) х 18% = 1163,41 грн.

Сума утриманого військового збору: (1200,00 грн + 5000,00 грн) х 1,5% = 93 грн.

Сума нарахованого ЄСВ (лише на суму зарплати): 5000,00 грн х 22% = 1100,00 грн. ЄСВ на вартість новорічного подарунку дитини не нараховується.

Приклад 2. ТОВ «А» закупило для дарування дітям працівників святкові подарунки вартістю 900 грн. Основна зарплата працівника за грудень 2018 року – 5000,00 грн.

Оскільки вартість подарунку менша за 930,75 грн, то вона не буде оподатковуватися ПДФО та ВЗ.

Сума утриманого ПДФО: 5000 грн х 18% = 900 грн.

Сума утриманого військового збору: 5000,00 грн х 1,5% = 75 грн.

Сума нарахованого ЄСВ (лише на суму зарплати): 5000,00 грн х 22% = 1100,00 грн. ЄСВ на вартість подарунку дитини не нараховується.

ПДВ і новорічні подарунки

Перше, з чого слід почати, це придбання новорічних подарунків. Скоріш за все, податкового кредиту за такою операцією у роботодавця не буде, і справа тут не в тому, що вони роздаватимуться працівникам безоплатно.

Оподаткування ПДВ новорічних подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні – щорічно в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року. Відповідно до ст. 2 цього закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. Тож на роботодавця-платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію.

Зверніть увагу: під дитячими святковими подарунками в цьому Законі розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільга з ПДВ в 2018 році передбачена лише для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує 1762 грн х 8% = 140,96 грн.

Отже, податкового кредиту роботодавець не буде мати. Але окремих правил щодо звільнення від ПДВ операцій з подальшої роздачі цих подарунків не встановлено. Відповідно на такі операції діють загальні правила – дарування відноситься до безоплатної передачі товарів іншій особі, яка, своєю чергою, відповідно до пп. 14.1.191 ПКУ є постачанням товарів. А от постачання товарів згідно з п. 185.1 ПКУ є об’єктом оподаткування ПДВ.

База для оподаткування ПДВ в цьому випадку визначається за нормами п. 188.1 ПКУ за договірною вартістю, але не нижче ціни придбання дарунку. У такому разі роботодавцю потрібно скласти дві ПН:

• одну (датою роздачі) за нульовою ціною;
• другу (зведену) – на суму перевищення ціни придбання дитячих подарунків над нульовою (договірною) ціною.

Звертаємо увагу! У своїх роз’ясненнях податківці наголошують, що при безоплатному переданні активів ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ не нараховується. Отже, подвійного оподаткування ПДВ цієї операції не буде.

Податок на прибуток

Серед затверджених розділом ІІІ ПКУ немає податкової різниці, яка виникає при операціях з безоплатної роздачі майна фізособам. Навіть славнозвісний пп. 140.5.10 ПКУ на таку операцію не поширюється.

Тобто, незалежно від обсягу річного доходу платника податку на прибуток і обов’язку (чи права) проводити коригування фінансового результату, витрати на придбання і видачу новорічних подарунків враховуються при його визначенні за правилами бухгалтерського обліку.

За матеріалами «Дебет-Кредит»

Фінансове управління ЦК Профспілки